ITIN para dueños de LLC: cómo obtenerlo paso a paso (guia 2026)

Que es el ITIN y por que lo necesitas cómo dueño de LLC

El ITIN es un número de identificación fiscal que el IRS emite a personas que tienen obligacion de presentar impuestos en USA pero no califican para un Social Security Number (SSN). Tiene formato 9XX-XX-XXXX y siempre empieza con 9.

Como dueño extranjero de una LLC, necesitas el ITIN para:

• Presentar tu declaración de impuestos federal (Form 1040-NR o cómo parte del pro-forma 1120 + Form 5472).
• Que tu LLC pueda abrir cuentas bancarias en ciertos bancos que lo requieren del owner.
• Cumplir con withholding obligations si tu LLC genera ingresos sujetos a retencion.
• Evitar backup withholding del 24% sobre pagos que recibas.

Sin ITIN, no podés firmar tu tax return federal. Y sin tax return, empiezan a correr penalties automáticas. Es un requisito operativo, no opcional.

ITIN vs EIN vs SSN — diferencias claras

Estos tres números se confunden constantemente. Aca va la diferencia practica:

• SSN (Social Security Number): solo para ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y personas autorizadas a trabajar en USA. Si sos extranjero sin visa de trabajo, no aplicas.
• EIN (Employer Identification Number): es el número fiscal de tu empresa (la LLC). Lo necesitas para abrir cuenta bancaria de la LLC, presentar ciertos formularios, y operar. No es un número personal.
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): es tu número fiscal personal cómo individuo. Lo necesitas vos, el dueño, para presentar tu declaración personal ante el IRS.

Punto clave: el EIN identifica a tu LLC. El ITIN te identifica a vos. Necesitas ambos. El EIN se obtiene relativamente rápido con el Form SS-4. El ITIN requiere más pasos y documentación.

Cuando necesitas ITIN (y cuando NO)

Si necesitas ITIN si:

• Sos non-resident alien dueño de una single-member LLC y tenés obligacion de presentar tax return (Form 1040-NR o pro-forma 1120).
• Necesitas reclamar beneficios de un tax treaty entre USA y tu pais.
• Recibis ingresos de fuente estadounidense sujetos a reporting o withholding.
• Un banco o institucion financiera te lo exige cómo parte del W-8BEN.

NO necesitas ITIN si:

• Ya tenés SSN (el SSN cumple la misma funcion).
• Calificas para SSN — en ese caso, pedilo primero; el IRS rechaza aplicaciónes de ITIN si sos eligible para SSN.
• Solo necesitas el EIN de tu LLC — son trámites separados.

Paso a paso para obtener el ITIN

Paso 1: Consegui tu Form W-7

El Form W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number) es el formulario oficial para solicitar el ITIN. Lo descargas gratis desde irs.gov. Tiene 2 paginas más instrucciones.

En el formulario vas a completar:

• Tu nombre legal completo (tal cual aparece en tu pasaporte).
• Tu dirección postal (puede ser en USA o en tu pais de residencia).
• Tu fecha de nacimiento, pais de ciudadania y datos de identificación extranjera.
• La razon por la que aplicas (Box a-h). Lo más comun para dueños de LLC: Box (a) — "Nonresident alien required to get an ITIN to claim tax treaty benefit" o Box (h) — "Other" con explicacion de la obligacion de filing.

Paso 2: Prepara tu documentación de identidad

El IRS necesita verificar tu identidad y tu estatus de extranjero. El documento principal es:

• Pasaporte vigente: es el unico documento que prueba ambas cosas (identidad + foreign status) por si solo. Sin pasaporte, necesitas dos documentos separados de una lista aprobada.

Opciones para presentar el pasaporte:

1. Original por correo: lo mandas al IRS y te lo devuelven en 6-8 semanas. Riesgoso pero valido.
2. Copia certificada: obtenida de la autoridad emisora del pasaporte (no un notario comun). Consulados de tu pais pueden emitirla.
3. A través de un CAA (Certified Acceptance Agent): la mejor opcion. El CAA verifica tu pasaporte en persona, certifica la copia, y vos nunca envias el original. Mas sobre esto abajo.

Paso 3: Adjunta tu tax return federal (o califica para una excepcion)

Regla general del IRS: el Form W-7 debe acompanarse de una federal tax return (Form 1040-NR, por ejemplo). No se presenta solo.

Excepciones comunes donde no necesitas adjuntar tax return:

• Reclamar beneficios de tax treaty (necesitas Form W-7 + Form 8233 o W-8BEN).
• Third-party withholding en ingresos pasivos.
• Ciertas transacciones inmobiliarias (withholding bajo FIRPTA).

Para la mayoría de los dueños de LLC extranjeros, vas a presentar el W-7 junto con tu tax return federal del año. Es decir: preparás tu 1040-NR (o el pro-forma 1120 + 5472), adjuntas el W-7, y mandas todo junto.

Paso 4: Elegir el metodo de envio — CAA vs correo directo

Tenes dos caminos:

Opcion A: Correo directo al IRS

• Envias Form W-7 + tax return + pasaporte original (o copia certificada) a:

Internal Revenue Service
Austin Service Center
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Tiempo de procesamiento: 6-8 semanas estandar, 10-12 semanas en temporada alta (enero-abril).
• Desventaja: si mandas el pasaporte original, estas sin pasaporte durante ese periodo.

Opcion B: Certified Acceptance Agent (CAA)

• Un CAA es una persona o firma autorizada por el IRS para verificar documentos de identidad y enviar la aplicación en tu nombre.
• No necesitas enviar tu pasaporte original. El CAA lo revisa, certifica una copia, y la manda con tu W-7.
• Tiempo de procesamiento: 4-6 semanas porque la aplicación llega pre-verificada.
• Costo: depende del CAA, generalmente entre $100 y $400 por el servicio de certificacion.
• Encontras la lista de CAAs en irs.gov buscando "Acceptance Agent Program".

Mi recomendación: si podés usar un CAA, usalo. No solo evitas mandar tu pasaporte por correo, sino que el procesamiento es más rápido y hay menos chance de errores en la aplicación.

Paso 5: Esperar y dar seguimiento

Una vez enviado, podés consultar el estado llamando al IRS al 1-800-829-1040. El sistema esta disponible en español. Tené a mano tu nombre completo, dirección postal y la fecha en que enviaste la aplicación.

Si todo esta en orden, recibis tu carta de asignacion de ITIN (CP565) por correo a la dirección que indicaste en el W-7.

Tiempos de procesamiento reales

Los tiempos oficiales del IRS y los reales no siempre coinciden. Esto es lo que veo en la practica:

• Envio por correo directo (fuera de temporada): 6-8 semanas.
• Envio por correo directo (enero-abril, temporada alta): 10-12 semanas.
• A través de CAA: 4-6 semanas en promedio.
• Visita presencial a un TAC (Taxpayer Assistance Center): si viajes a USA y podés ir en persona a una oficina del IRS, el procesamiento puede ser más rápido, pero necesitas cita previa.

Dato importante: el ITIN expira si no lo usás en una declaración federal durante 3 años consecutivos. Si expira, tenés que renovarlo con el mismo Form W-7 antes de poder presentar tu proximo tax return.

Errores comunes que retrasan o rechazan tu aplicación

1. Enviar sin tax return adjunto (cuando es requerido): el error más frecuente. Si no calificas para una excepcion, el W-7 solo se devuelve sin procesar.
2. Nombre que no coincide con el pasaporte: si en el W-7 pones "Jose" pero tu pasaporte dice "Jose Luis", el IRS lo rechaza. Copia el nombre exacto.
3. Enviar fotocopia comun del pasaporte: no sirve. Necesitas el original, una copia certificada por la autoridad emisora, o certificacion por un CAA. Una fotocopia notariada por un notario de tu pais no cuenta.
4. No firmar el Form W-7: parece basico, pero pasa. Formulario sin firma = devolucion automática.
5. Aplicar teniendo derecho a SSN: si tenés visa de trabajo o residencia, el IRS va a rechazar tu W-7 y pedirte que apliques primero al SSN con el Social Security Administration.
6. Mandar al address equivocado: el W-7 va al Austin Service Center (P.O. Box 149342, Austin TX 78714-9342), no a la dirección de filing normal de tu tax return.
7. No renovar un ITIN vencido: si tu ITIN expiro por 3 años de no uso, y presentas tax return con ese número, el IRS rechaza el return y te manda un aviso. Renova antes de presentar.